PRIVACYVERKLARING VOOR SOLLICITANTEN

Amdax hecht veel belang aan de privacy van sollicitanten. In deze privacyverklaring voor sollicitanten informeren wij jou op transparante wijze hoe wij omgaan met jouw gegevens.

Welke regels gelden voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Amdax gebonden aan de wet.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van de sollicitatieprocedure door Amdax worden gedaan.

Begrippen

Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. In het kader van de sollicitatieprocedure zijn dit: naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, cv, motivatiebrief, assessmentgegevens, referenties en eventuele pre-employment screening rapporten.

Verwerken: het begrip 'verwerken' is een verzamelnaam voor alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Dit is niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, raadplegen, doorzenden en bijvoorbeeld het verwijderen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: Amdax is verantwoordelijk voor de verwerking van alle persoonsgegevens door of in opdracht van Amdax.

Grondslagen en doelen voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie

Wij verwerken persoonsgegevens, omdat we deze persoonsgegevens nodig hebben als je bij ons solliciteert. Bijvoorbeeld om je te kunnen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Een andere reden is dat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de desbetreffende functie.

Hiervoor kunnen wij ook gegevens gebruiken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalige werkgevers (via referenties via jou verkregen). Een Google- en social mediaonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. Resultaten worden met jou besproken.

Voor bepaalde functies kan Amdax een pre-employment screening uitvoeren. Dit kan bestaan uit verificatie van diploma's, referentiechecks, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of een integriteitsonderzoek. Een screening vindt alleen plaats met jouw voorafgaande toestemming en als dit relevant en noodzakelijk is voor de functie.

Al deze verwerkingen doen wij op basis van de uitvoering van de sollicitatieprocedure. Wij zullen geen informatie verstrekken aan derden, tenzij wij daartoe op grond van de wet verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure (bijvoorbeeld bij gebruik van externe screeningsbureaus met jouw toestemming).

Bewaartermijn persoonsgegevens

Niet-aangenomen kandidaten

Standaard verwijderen wij jouw persoonsgegevens 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals je motivatiebrief, cv, eventuele assessmentgegevens en pre-employment screening rapporten (indien uitgevoerd).

Talentpool (met toestemming)

Het is mogelijk dat we jou tijdens de sollicitatieprocedure vragen of jij het goed vindt dat we jouw gegevens langer bewaren, voor maximaal de duur van een jaar. Dit kan voorkomen indien je bijvoorbeeld niet gekozen wordt voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, maar wij wellicht binnen een jaar een andere passende functie voor jou denken te hebben.

Je ontvangt 30 dagen voordat je bewaartermijn verstrijkt automatisch een e-mail om toestemming te vragen voor verlenging van de bewaartermijn. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken door te reageren op deze e-mail of door contact op te nemen met hr@amdax.com.

Automatische verwijdering

Amdax maakt gebruik van geautomatiseerde systemen om te waarborgen dat jouw gegevens tijdig worden verwijderd:

• Kandidaten zonder toestemming worden automatisch verwijderd na het verstrijken van de bewaartermijn

• Kandidaten die verzocht hebben om verwijderd te worden, worden automatisch verwijderd binnen 14 dagen

• Gesourcede of handmatig toegevoegde kandidaten die binnen 30 dagen geen toestemming geven, worden automatisch verwijderd

Aangenomen kandidaten

Indien je wordt aangenomen, worden jouw sollicitatiegegevens (inclusief eventuele pre-employment screening rapporten) onderdeel van je personeelsdossier en bewaard volgens ons HR-beleid voor bewaartermijnen. Deze gegevens worden verwijderd 2 jaar na uitdiensttreding.

Rechten

Bij de verwerking van je persoonsgegevens gelden bepaalde rechten namelijk:

Recht op inzage en kopie: Je hebt het recht op inzage in, en een kopie van, alle data die van jou worden opgeslagen. Wij reageren binnen 4 weken op je verzoek.

Recht op rectificatie: Als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn of in strijd met de wet, heb je het recht om jouw gegevens te laten rectificeren. Wij verwerken correcties binnen 4 weken.

Recht op vergeten worden: Je kunt vragen om gegevens die van je zijn vastgelegd te wissen als je bezwaar hebt tegen de verwerking van die gegevens. Wij verwerken verwijderingsverzoeken binnen 14 dagen.

Recht op beperking van de verwerking: Je kunt in bepaalde gevallen vragen de persoonsgegevens die van je worden verwerkt, te beperken.

Recht om toestemming in te trekken: Als je toestemming hebt gegeven voor bewaring in de talentpool, kun je deze toestemming te allen tijde intrekken zonder opgaaf van reden.

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?

Jouw sollicitatiegegevens worden veilig opgeslagen in Recruitee (van Tellent), een AVG-compliant sollicitatiemanagementsysteem. Dit systeem is beveiligd met encryptie, toegangscontrole en automatische bewaartermijnbeheer.

Indien je wordt aangenomen, worden je gegevens overgebracht naar ons beveiligde personeelsdossiersysteem op SharePoint en ons salarisadministratiesysteem Nmbrs.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij de Human Resources afdeling van Amdax, bereikbaar via hr@amdax.com.

Als je van mening bent dat wij niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens en je niet tevreden bent met onze reactie, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374 2509 AJ Den Haag Telefoon: 088 - 1805 250 Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 mei 2026